Mapowanie procesów biznesowych
Rozrysowujemy proces end-to-end: role, kroki, punkty decyzyjne, terminy. Mapa staje się wspólnym językiem zarządu i operacji — i podstawą automatyzacji.
Zobacz przykładową mapęYour Data. Organized.
Problem z jakością raportów zarządczych? Podejmuj decyzje szybciej i pewniej.
Porządkujemy procesy, które dziś żyją w Excelach, mailach i SharePoincie — i zamykamy je w jednym systemie: od zapytania klienta po fakturę. Decyzje podejmujesz na danych, nie na domysłach.
Czym się zajmujemy
Poprawa przepływu danych w przedsiębiorstwie
Od mapy procesu do działającego systemu — z danymi, które się spinają.
Automatyzacje procesów
Automatyzujemy powtarzalne i decyzyjne elementy procesów: zatwierdzenia, przypomnienia, obiegi dokumentów. Mniej ręcznych kroków, mniej błędów, krótszy czas realizacji.
Audyty AI ready
Rzetelnie oceniamy, czy dane, procesy i architektura organizacji pozwalają na bezpieczne i opłacalne wdrożenie AI. Czasem najlepsza rekomendacja brzmi: jeszcze nie — i mówimy to wprost.
Systemy szyte na miarę procesu
Gdy arkusze i low-code przestają wystarczać, przenosimy proces do dedykowanej aplikacji: z historią, uprawnieniami, słownikami i raportowaniem. Złożoność zostaje w systemie, nie w głowach zespołu.
Analizy predykcyjne
Przekształcamy dane historyczne w prognozy wspierające decyzje biznesowe i finansowe — od trendów sprzedaży po obciążenie operacji.
Narzędzia AI / LLM
Budujemy parametryzowalne narzędzia oparte o modele językowe: kategoryzacja i klasteryzacja zgłoszeń, scoring spraw, asystenci odpowiadający na bazie firmowych dokumentów.
Co budujemy
Rozwiązania, które porządkują pracę
Konfigurowalne narzędzia, które dopasowujemy do organizacji — nie odwrotnie.
CRM procesowy dla finansów i leasingu
Systemy obsługi spraw, wniosków i reklamacji: statusy, uprawnienia, scoring, ślad rewizyjny każdej decyzji. Projektowane pod zgodność z regulacjami od pierwszego dnia.
CRM dla spedycji i agencji celnych
Gotowy do wdrożenia system obsługi spraw: od zapytania ofertowego, przez ofertę i realizację w wielu oddziałach, po fakturę. Statusy, uprawnienia, dynamiczne formularze usług, kalkulatory ofert — zaprojektowany na realną złożoność branży.
Narzędzia dla sieci sprzedaży
Jeden standard pracy dla wszystkich oddziałów i zespołów: wspólny obraz klientów i spraw, przejrzysty lejek, raportowanie wyników bez ręcznego zbierania danych.
Parametryzowalne narzędzia LLM
Narzędzia, które czytają zgłoszenia, zadania i dokumenty, a następnie kategoryzują je, klasteryzują i punktują według konfigurowalnych reguł. Każda ocena ma ślad rewizyjny, a dane wrażliwe są maskowane przed wysłaniem do modelu.
Szczegółowe case study — jak proces rozproszony po arkuszach i mailach wpada w jeden flow — wkrótce.
Z kim współpracujemy
Nasza specjalizacja
- Finanse i Bankowość
- Leasing
- Spedycja i transport
- Agencje celne
- Logistyka
- Ubezpieczenia
Mniej pracy ręcznej
Automatyzacje procesów biznesowych
Projektujemy i wdrażamy automatyzacje, które faktycznie odciążają zespoły operacyjne i skracają czas realizacji procesów. Skupiamy się na automatyzacji decyzji opartych na danych, integracji systemów oraz eliminacji manualnych, powtarzalnych czynności.
- Automatyzacja zatwierdzeń, przypomnień i obiegów dokumentów
- Mniej błędów operacyjnych dzięki walidacji na wejściu
- Integracja systemów M365, ERP i CRM
- Powiadomienia i eskalacje pilnujące terminów (SLA)
- Automatyzacje, które rosną razem z procesem
Jedna wersja prawdy
Sprawne raportowanie zarządcze
Projektujemy i wdrażamy raportowanie zarządcze oparte na jednej, spójnej wersji danych. Skupiamy się na miernikach decyzyjnych, przejrzystości wyników oraz szybkim dostępie do informacji, które realnie wspierają zarząd w podejmowaniu decyzji.
- Jedna, spójna wersja danych dla całej organizacji
- KPI i mierniki wspierające decyzje zarządcze
- Przejrzyste raporty finansowe, operacyjne i sprzedażowe
- Szybki dostęp do aktualnych danych bez ręcznych zestawień
- Odchylenia widoczne od razu, nie na koniec miesiąca
Policz sam
Ile kosztuje Cię ręczne raportowanie?
Bez magii i obietnic: osoby × godziny × stawka × 52 tygodnie. Podstaw własne liczby.
112 320 zł
rocznie kosztuje ręczne sklejanie raportów z 4 źródeł — zanim doliczysz błędy przepisywania i decyzje podjęte za późno.
Porozmawiajmy, jak to zautomatyzowaćWprowadzamy Data Governance
Porządkujemy dane, odpowiedzialności i standardy — według uznanych ram zarządzania danymi (DAMA DMBOK) — aby zarząd podejmował decyzje na podstawie jednego źródła prawdy. Definicje, właściciele danych, jakość i bezpieczeństwo: ustawione od początku, nie doklejone na końcu.
Porozmawiajmy o Twoich danychJak pracujemy
Od chaosu do jednego flow
01
Mapujemy
Proces end-to-end na jednej mapie: role, kroki, punkty decyzyjne, terminy.
02
Porządkujemy
Dane, słowniki, odpowiedzialności — jedno źródło prawdy dla całej organizacji.
03
Automatyzujemy
System przejmuje powtarzalne kroki, zespół podejmuje decyzje.
Mapowanie procesów
Tak wygląda proces, który się spina
Fragment zanonimizowanej mapy z realnego wdrożenia — od zapytania po fakturę. Wybierz krok, aby zobaczyć, co dzieje się pod spodem.
01 · Zapytanie ofertowe
- Rola
- Klient
- Wejście
- mail, telefon, formularz
- Termin
- rejestracja tego samego dnia
- System
- rejestr: nowe zgłoszenie
Każde zapytanie — niezależnie od kanału — trafia do jednego rejestru i dostaje właściciela. Nic nie czeka w czyjejś skrzynce.
02 · Rejestracja sprawy
- Rola
- Sprzedaż
- Narzędzie
- rejestr spraw, numeracja per oddział i rok
- Termin
- od razu
- System
- baza: numer sprawy · test duplikatu
System nadaje numer sprawy i sprawdza, czy klient nie pyta drugi raz o to samo. Historia kontaktu rośnie od pierwszego dnia.
03 · Wycena i oferta
- Rola
- Sprzedaż
- Narzędzie
- kalkulator stawek, kursy walut z dnia
- Termin
- przypomnienie po 7 dniach bez odpowiedzi
- System
- mail z ofertą · timer przypomnienia +7 dni
Oferta powstaje z kalkulacji, nie z pamięci. Wersje zostają w sprawie, a o braku odpowiedzi przypomina system, nie czyjeś sumienie.
04 · Decyzja klienta
- Rola
- Klient
- Narzędzie
- status sprawy
- Wyjścia
- TAK → realizacja · NIE → rezygnacja z powodem
- System
- zmiana statusu sprawy
Punkt decyzyjny: akceptacja uruchamia realizację, odmowa wymaga podania powodu. Proces nie zna stanu „jakoś wisi".
✕ · Rezygnacja z powodem
- Rola
- Sprzedaż
- Narzędzie
- słownik powodów rezygnacji
- Termin
- przy zamknięciu sprawy
- System
- powód rezygnacji do słownika (raporty)
Przegrana oferta to też dane. Po kwartale widać, czemu przegrywacie oferty — cena, termin czy zakres — i co z tym zrobić.
05 · Realizacja usług
- Rola
- Operacje
- Narzędzie
- formularze usług, statusy per usługa
- Termin
- monit po 3 dniach o brakujące dokumenty
- System
- mail: monit +3 dni · statusy usług w bazie
Jedna sprawa może mieć wiele usług — każda ma własny formularz i status, a sprawa zachowuje jeden spójny obraz.
06 · Komplet dokumentów
- Rola
- Operacje
- Narzędzie
- walidacja kompletności
- Termin
- przed fakturowaniem
- System
- walidacja kompletności przed fakturą
Faktura nie wyjdzie bez kompletu dokumentów. Punkt kontrolny zamyka temat korekt po fakcie.
07 · Faktura i archiwum
- Rola
- Finanse
- Narzędzie
- eksport do systemu księgowego
- Termin
- zamknięcie sprawy
- System
- eksport do księgowości · archiwum z historią
Sprawa zamyka się z pełną historią: kto, co i kiedy. Audyt trwa minuty, nie tygodnie.
FAQ
Najczęściej zadawane pytania
Jak zapewniacie spójność danych między działami?
Poprzez wspólny model danych, jednolite definicje KPI i jasno przypisanych właścicieli danych. Dzięki temu finanse, sprzedaż i operacje pracują na tych samych liczbach.
Czy Data Governance to projekt technologiczny?
Nie. Data Governance to przede wszystkim ramy zarządcze: definicje danych, odpowiedzialności, standardy i zasady ich wykorzystania. Technologia jest narzędziem, a nie celem samym w sobie.
Jak szybko można zobaczyć realne efekty?
Pierwsze efekty są widoczne już po kilku tygodniach — w postaci uporządkowanych KPI, spójnych raportów i eliminacji ręcznych zestawień. Pełna dojrzałość jest osiągana iteracyjnie, bez blokowania bieżącej działalności.
Czy pracujecie na danych, które już mamy w organizacji?
Tak. W pierwszej kolejności wykorzystujemy istniejące systemy i dane (ERP, CRM, M365, pliki). Dopiero potem rekomendujemy zmiany lub rozszerzenia, jeśli są uzasadnione biznesowo.
Czy raportowanie zarządcze można połączyć z automatyzacją?
Tak — i to jest jeden z kluczowych elementów naszego podejścia. Raporty nie są tylko do oglądania, ale mogą wyzwalać działania, alerty i procesy decyzyjne poprzez automatyzacje (np. Power Automate).
Jakie role w organizacji są zaangażowane w projekt?
Pracujemy równolegle z zarządem, właścicielami procesów oraz zespołami IT i analitycznymi. Każdy obszar ma jasno określoną rolę, co minimalizuje chaos decyzyjny.
Czy rozwiązania są zgodne z regulacjami (GDPR, AI Act)?
Tak. Od początku uwzględniamy aspekty bezpieczeństwa, odpowiedzialności i zgodności regulacyjnej, aby dane i modele mogły być wykorzystywane bez ryzyk prawnych.
Czy budujecie systemy od zera, czy konfigurujecie gotowe?
Jedno i drugie. Mamy gotowe, konfigurowalne rozwiązania — m.in. system zarządzania sprawami i narzędzia LLM do porządkowania zgłoszeń — które dostosowujemy do organizacji. A tam, gdzie proces jest nietypowy, budujemy aplikację na miarę. Zaczynamy zawsze od mapy procesu, nie od technologii.
Kiedy warto przejść z Excela lub SharePointa na system dedykowany?
Gdy pojawia się któryś z sygnałów: kilka wersji tego samego pliku, ręczne przepisywanie danych między narzędziami, brak historii zmian, spowolnienie przy rosnącej liczbie spraw albo wiedza o procesie zamknięta w głowie jednej osoby. Migrację da się przeprowadzić bez utraty historii danych.
Kontakt
Porozmawiajmy o danych w Twojej firmie
Bez zobowiązań — pierwsza rozmowa pozwala ocenić, gdzie jest największy potencjał.
Napisz
biuro@ordata.pl
Co dalej?
Odpowiadamy w ciągu 1 dnia roboczego